+3,4°
Влажность: 98%
Давление: 727,9 мм

Аудит кадровой документации

четверг, 02 сентября 2021 | 22:12    
Жизнь
    30
Кадры решают всё! (С)

Аудит кадровой документации

Кадровый аудит это комплекс мер, позволяющий провести независимую проверку конкретного участка или всего кадрового делопроизводства на предприятии. По итогам процедуры руководитель сможет оценить реальное состояние документации, проанализировать компетентность работников кадровой службы, устранить выявленные несоответствия. Все это поможет защитить компанию от штрафов и предупреждений за несоблюдение норм трудового законодательства.

Для чего нужен аудит

Суть проверки заключается в анализе и оценке состояния локальных актов, приказов по личному составу, трудовых договоров и дополнительных соглашений, листков нетрудоспособности, трудовых книжек и другой кадровой документации.

Основные цели аудита:

  • полный или частичный анализ кадрового учета и делопроизводства на соответствие установленным нормам;
  • проверка наличия всей обязательной кадровой документации;
  • создание, восстановление недостающих или утерянных бумаг;
  • выявление недочетов в ведении, оформлении, системе хранения документов;
  • поиск несоответствий требованиям действующему трудовому законодательству;
  • составление алгоритма, направленного на предупреждение возникновения аналогичных ошибок в дальнейшем;
  • уменьшения вероятности появления трудовых споров;
  • оптимизация и усовершенствование кадровой политики организации;
  • снижение рисков, связанных со штрафными санкциями за несоблюдение трудового законодательства.

Наведение порядка в системе документооборота позволит защитить интересы организации в случае внеплановых проверок контролирующих органов или конфликтных ситуаций с персоналом.

Когда проводить

Независимую проверку можно инициировать по мере необходимости, на свое усмотрение. Если предприятие крупного или среднего звена, то целесообразней проводить плановый аудит систематически по составленному регламенту. Периодичность процедуры зависит от численности штата, коэффициента текучести кадров, объемов документации, трудоемкости процесса, бюджета, выделяемого на это мероприятие.

Выполнение аудита обязательно если:

  • изменилось законодательство, устанавливающее нормы ведения документооборота;
  • сменился кадровый работник, который занимался ведением дел;
  • произошел трудовой спор, конфликтное увольнение;
  • от работника поступают угрозы или шантаж судом;
  • массовое сокращение или набор персонала;
  • планируются реорганизации всех видов;
  • предстоит визит контролирующих инспекций;
  • уволился директор, а на смену ему пришел новый.

Инициатива об организации процесса может исходить от начальника кадровой службы или от руководителя предприятия, в случае возникновения у него сомнений в правильности ведения делопроизводства.

Внешний и внутренний

Внутренний аудит предполагает организацию проверки документации группой лиц, работающих в фирме. Чаще всего комиссия состоит из сотрудников юридической или кадровой службы, которые назначаются по приказу руководителя. Такой вид проверки подходит для маленьких фирм с небольшим штатом. Недостатком такого способа может быть возможная необъективность итогового результата, поскольку выбранный человек, по сути, проверяет собственную работу и деятельность коллег.

Внешний аудит это привлечение независимых профильных специалистов, которые берут весь объем задач на себя. Такой подход актуален для крупных организаций с большим документооборотом.

Преимущества внешней услуги кадрового аудита:

  • незаинтересованность в итогах проверки;
  • объективная оценка ситуации;
  • структурированность действий;
  • следование прописанному регламенту;
  • высокий уровень подготовки, практический опыт, понимание специфики процесса;
  • наработки по решению обнаруженных проблем;
  • консультирование, четкие рекомендации в отчете;
  • конкретные сроки исполнения, оговоренные в договоре.

Внешние аудиторы самостоятельно разрабатывают инструкции, предназначенные для разных запросов. В зависимости от целей проверки, глубины и объема работы рассчитывается стоимость кадрового аудита. Пакет услуг может включать экспресс, комплексный или выборочный вариант оценки документов.

Полный или выборочный

При полном аудите детально анализируется полностью весь комплект кадровой документации, которая есть на фирме. По окончанию процедуры составляется подробный отчет о выявленных пробелах и способах их устранения.

При выборочном аудите исследуются документы из повышенной зоны риска, в которых чаще всего допускаются нарушения. К этому сегменту могут относиться: договоры о материальной ответственности, привлечении к сверхурочным работам и в праздничные дни, трудовые соглашения с беременными женщинами, инвалидами, подростками, иностранцами.

Какому виду аудита отдать предпочтение каждый решает индивидуально. Главное это систематически проводить тщательную компетентную проверку кадрового делопроизводства во избежание юридических последствий в будущем.

Эдуард Апломбов
Читать Дубна.Ru в
Фото: Depositphotos
23.11.2021 | 15:39   
Жизнь
   18
Насколько важно иметь полноценно рабочий холодильник на кухне, становится очевидным для всех. Владельцы современных...
23.11.2021 | 09:52   
Жизнь
   11
Продать часы можно различными способами. В интернете есть множество сайтов, на которых можно разместить объявление о...
25.11.2021 | 13:45   
Жизнь
   57
В преддверии Нового года хочется подарить детям настоящую сказку. Популярные представления и шоу-программы в Москве...