Управление временем проекта необходимо для планирования и достижения поставленных целей за определенный срок. Нужно распределить дни, недели, месяцы (в зависимости от дедлайна) на периоды получения дополнительной информации, ее обработки, представления готовых результатов, в том числе с учетом получения необходимых разрешительных документов. Своевременное выполнение проекта позволит закрепить репутацию компании и исполнителя как надежного партнера в делах разного уровня сложности, а также в ряде случаев – избежать санкций со стороны государственных органов за несвоевременное представление информации, устранение недоделок в рамках предписания и пр.
Управление временем проекта включает планирование задач, контроль за действиями непосредственных исполнителей. Распределение работ по этапам с указанием конкретных сроков и исполнителей повышает дисциплину в команде, помогает уложиться в рамки предусмотренного бюджета.
Для реализации проекта назначается руководитель. Вместе с ним вплотную работают менеджеры команд, которым распределяются задачи. Они же отвечают за освоение сотрудниками основ тайм-менеджмента.
Управление временем проекта подразумевает разделение на конкретные задачи. Составляется график выполнения работ. Для повышения результативности действий команды предлагается придерживаться следующих рекомендаций:
- Объективно оценивайте, сколько времени потребуется на решение той или иной задачи. С учетом этого ставьте контрольные сроки.
- Составьте временной график проекта с указанием даты начала и завершения каждого этапа.
- При необходимости корректируйте задачи, чтобы вовремя разрешать проблемные вопросы и владеть ситуацией.
Распределение рабочей нагрузки позволит объективно оценить посильность задач для каждого члена команды. В конечном счете все это работает на достижение одной общей цели с сохранением в коллективе здоровой атмосферы. Стратегия управления временем проекта направлена на недопущение срывов сроков и контрольных точек, соблюдение четкой иерархии при организации рабочего процесса.
Преимущества внедрения стратегии управления временем
Управление сроками проекта повышает продуктивность сотрудников организации. К другим преимуществам внедрения практики тайм-менеджмента относятся:
- Сокращение времени реализации проекта. Каждая задача будет выполняться в срок. Эффективное распределение нагрузки позволит даже выиграть в некоторых процессах. Все это приведет к сдаче проекта не только в срок, а, возможно, даже раньше. Будет доволен клиент – будет больше положительных отзывов и заказчиков.
- Грамотное использование ресурсов. Каждый специалист будет задействован в общем деле согласно его квалификации и опыту.
- Оптимизация бюджета. Соблюдение сроков от начала до завершения проекта важно с точки зрения выплат исполнителям. Психология человека часто устроена так, что за большее количество растраченного времени на дело он ожидает большей оплаты. При этом упускает из виду тот фат, что произошла ситуация в результате пропуска им контрольных сроков.
- Объективная информация. Наличие графика и времени реализации проекта, контрольных точек позволит менеджерам и руководителю владеть полными данными и сообщать об этапах заказчика, клиента.
Для выполнения проекта вовремя достаточно четко спланировать все этапы с учетом жизненного цикла работы, определить цели и задачи, создать график для контрольных точек, распределить грамотно обязанности между сотрудниками.
Специальные программы по управлению временем помогут подготовить четкий план. Уведомления напомнят о контрольных точках. При разработке проекта и его реализации используйте инструмент перераспределения задач, если кто-то из сотрудников ушел на больничный или случился иной форс-мажор. Чтобы сэкономить время, активно внедряйте в практику онлайн-встречи.
Таким образом, стратегии управления временем для каждой задачи могут быть своими, но базовые принципы для всех одни. Это постановка цели и задач, распределение ролей, отслеживание всех этапов, регулярный обмен информацией. Управление проектом – необходимое требование для успеха каждой компании.
